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FAQs - Fragen und Antworten

seit 1988 für Apple Mac OS X 




1. Programmauswahl


1.1. Für welche Bereiche bietet msuBerlin Software an?
Für Apple Mac Anwender entwickeln wir seit 1988 Business-Software und lieferten bisher 70.000 Lizenzen aus. Deshalb ist die Software „Mac-kompatibel”. Unser Programmspektrum reicht von der Buchhaltung über die Büroorganisation und die Fakturierung mit CRM bis hin zur Warenwirtschaft und Projektverwaltung.

Als zentrale Probleme unserer Kunden stellen sich immer wieder der Verwaltungsaufwand bei Routinetätigkeiten heraus, weil viele Aufgaben miteinander vernetzt sind und neben der Erledigung einer Aufgabe zusätzliche Arbeitszeit für das Verwalten dieser Vernetzung aufzuwenden ist. Anstatt einzelner Programme helfen daher bei diesen Aufgaben die All-In-Lösungen von msuBerlin, bei denen alle Module miteinander verknüpft sind.

1.2. Welche Zielgruppen möchte msuBerlin erreichen?
msuBerlin erstellt Business-Software für Unternehmer. Diese Lösungen helfen Dienstleistern, dem Handel und Agenturen vom Selbständigen über Freiberufler, Creative, kleine Firmen bis zum Gewerbe sowie mittelständischen Unternehmen (KMU).

Da sich die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen für den Mac unterscheiden, finden Sie unsere Software in verschiedenen Ausbaustufen und in zwei verschiedenen Produktlinien vor.

Mit den active-Programme werden Einsteiger und Umsteiger, mit den msu-Programme werden Anwender, die hohe Ansprüche an Flexibilität und Leistung stellen angesprochen.

Wichtige Ziele unserer Programme sind daher die:
- Automatisierung, um Sie von Verwaltungsroutinen zu befreien,
- Vernetzung, damit Sie schnell auf alle relevanten Daten zugreifen können
- einfache Bedienung, damit Sie sich auf die Lösung Ihrer Aufgaben konzentrieren können.


1.3. Welche Programme enthalten Online-Banking?
Das Online-Banking ergänzt die Buchhaltung. Daher enthalten alle Programme der msuLinie seit 2005 das Online-Banking: MacKonto, DerFreiberufler, msuFinanz, DerCreative, DerDienstleister, DerHandwerker msuFAKT! und msuProjekt.

In die Programme der active-Linie (activeFaktura, activeDienstleister, activeHandwerker, activeHandel, activeProjekt) können mit der einfachen Buchhaltung „activeKonto” oder der „Doppelten Buchhaltung” activeFiBu ergänzt werden, denn diese enthalten das Online-Banking.


1.4. Die Produkte der msu-Linie bauen aufeinander auf. Ist dies bei der active-Linie auch der Fall?
DerFreiberufler baut auf MacKonto auf, DerCreative/DerDienstleister auf DerFreiberufler, msuFAKT! auf DerCreative/DerDienstleister sowie msuProjekt auf msuFAKT!. activeKonto ist ideal für all diejenigen, die eine einfache Buchhaltung benötigen. activeDienstleister richtet sich an kleine Unternehmungen, für die Kundenmanagement und ein Rechnungsmodul wichtig sind und auf Buchhaltung verzichten. activeHandel ist Kundenmanagement und Warenwirtschaft in Einem, auch ohne Buchhaltungsmodul. Seit der Version X.5 können activeDienstleister und activeHandel um das Buchhaltungsmodul optional erweitert werden.
[ Die Programme für den Mac. ]


1.5. Lassen sich die Programme activeKonto und activeDienstleister/activeHandel miteinander kombinieren?
Ja. Diese Die Kombination von Faktura und Finanzen ist bei msuBerlin ab der Version X.5 verfügbar. activeKonto erweitert perfekt als Modul für die Buchführung activeFaktura, activeDienstleister, activeHandel oder activeAgentur. Die Erweiterung wird in der Software einfach ohne Probleme freigeschaltet, Ihre Daten wie Konten und Buchungen, sowie Ihre Erfahrungen bleiben erhalten.


1.6. Entspricht die Kombination von activeKonto und activeDienstleister eher dem Umfang von DerFreiberufler oder dem von DerCreative/DerDienstleister?
Die Kombination passt zu DerCreative/DerDienstleister, da sie die Auftragsbearbeitung beinhalten. activeDienstleister beinhaltet jedoch nicht die Ansprechpartner, Wiedervorlagen, Reisekosten und Fahrtenbuch sowie die lineare/degressive/automatische Abschreibung.


1.7. Ist ein Aufstieg von der active-Linie auf die msu-Linie problemlos möglich und werden alle Daten ohne Probleme übernommen?
Ja, natürlich: Wenn Sie etwas Einfaches suchen oder umsteigen möchten, dann schauen Sie sich die Programme der active-Linie für Einsteiger, Umsteiger und Aufsteiger an. Und wenn Ihnen gut nicht gut genug ist und Sie hohe Ansprüche an Flexibilität & Leistung stellen, dann schauen Sie sich die Programme der msu-Linie für hohe Ansprüche an Flexibilität & Leistung an.


.1.8. Beinhalten die Produkte DerFreiberufler, DerCreative, DerDienstleister, msuFAKT! und msuProjekt jeweils alle Funktionen von MacKonto und msuFinanz?
Die Produkte werden standardmäßig mit der Einnahmen-Überschussrechnung nach §4 Abs. 3 EStG ausgeliefert. Optional können sie für bilanzierungspflichtige Personen um die Finanzbuchhaltung msuFinanz erweitert werden. Die Integration der Programme mit den einzelnen Modulen spart viel Arbeit und damit Kosten im Unternehmen ein. So sind z.B. die Rechnungslegung und die Buchhaltung miteinander verknüpft. Dabei werden automatisch Buchungen erzeugt, wenn die Rechnung als Original gedruckt wird. Diese Buchungen haben Auswirkungen u.a. auf Ihre USt.-Voranmeldung, BWA oder Bilanz.
Ein weiteres zeitaufwändiges und fehleranfälliges Erfassen in der Buchhaltung oder durch Ihren Steuerberater entfällt nun. Die Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) werden so sichergestellt. Um das korrekte Funktionieren sicherzustellen, benötigt daher jeder Faktura-Arbeitsplatz ein Buchhaltungsmodul.


1.9. Was genau ist der Unterschied zwischen DerFreiberufler und DerCreative / DerDienstleister?
DerFreiberufler richtet sich explizit an kleine Einzelunternehmungen, die folgende Anforderungen haben: Kontaktmanagement und Rechnungslegung sowie Buchhaltung und Online-Banking. DerCreative und DerDienstleister richten sich ebenfalls an kleine Einzelunternehmen, aber auch an Firmen, denen Angebotswesen und Auftragsbearbeitung wichtig ist.


.1.10. Was ist der Unterschied zwischen DerCreative und DerDienstleister?
DerCreative ist ideal für Agenturen: Jobs perfekt bearbeiten, Zeiten komfortabel erfassen und automatisch abrechnen, Angebote für Präsentationen erstellen.

DerDienstleister passt optimal zu Dienstleistern, Handel und Gewerbe ohne Bestellwesen und Wareneingang.

DerDienstleister erweitert DerCreative mit der
- Abonnementverwaltung für wiederholende Rechnungen, z.B. Mieten oder Wartungsverträge,
- Stücklisten und Bundles.


1.11. Können die Programme von msuBerlin auch andere Währungen als den Euro abbilden?
Ja! Als Standard-Währung ist der Euro hinterlegt. Die Programme können jedoch in jeder anderen Währung geführt werden. Hierzu ist es nur notwendig, in den jeweiligen Drucklayouts das Euro-Symbol durch die entsprechende Währung auszutauschen, z.B. Schweizer Franken.


1.12. Wo ist msuText integriert?
Die Programme der msu-Linie enthalten alle außer MacKonto und msuFinanz eine einfache Textverarbeitung, mit der viele Anwender gute Erfahrungen sammelten. msuText von msuBerlin hilft als komfortable Erweiterung zum Schreiben von Briefen und Serienbriefen. Mit msuText erstellen Sie Briefe ohne Probleme zu Ihren Kunden, sodass sie jederzeit im Programm abrufbar sind, und greifen beim Erstellen auf Vorlagen zurück. Die Nutzung von msuText ist für Silber- und Goldpartner kostenfrei.


1.13. Ist eine zusätzliche Tabellenkalkulation enthalten?
Die Programme der msu-Linie enthalten alle eine Tabellenkalkulation, damit kleine Hilfen immer zur Hand sind. Dort speichern Sie zusätzlich zu den umfangreichen Auswertungen und Analysen Ihre Zwischenergebnisse. Komplette Tabellen-Kalkulations-Programme sind vielen zu mächtig. In den Programmen der msu-Linie ist im Bereich "Service" eine einfache Tabellenkalkulation integriert. Dies hat drei Vorteile:
  1. Alle Tabellen sind in einer Liste zusammengefasst und können mit der Anschrift verknüpft werden, so dass Sie z.B. alle Tabellen zu Ihrem Kunden "Anton Müller" aus Leipzig finden.
  2. Jede Tabelle hat ihren Namen und ist kategorisierbar. Notizfelder helfen beim Nachdenken.
  3. Der Funktionsumfang ist überschaubar.


1.14. Ist in absehbarer Zeit die Lohnbuchhaltung (Lohn- und Gehaltsabrechnung) in einer der msu-Anwendungen enthalten?
Die Berechnung der Löhne und Gehälter ist kein Problem, denn es gibt die Tabellenkalkulation. Meldungen zu den Gehältern und Löhnen müssen an die jeweiligen Kassen erfolgen, deren Schnittstelle zur Zeit nur auf einem Windows-Rechner funktioniert. Wir arbeiten zur Zeit an einer Implementierung.


2. Hinweise - Programme und System

2.1. Gibt es eine Demoversion zum Test?
Ja, für die Software von msuBerlin gibt es Demoversionen zum Test, damit Sie in Ruhe Ihre Erfahrungen sammeln können und ohne Probleme die Software testen können. Von der Startseite wechseln Sie einfach auf die Produktseite. Klicken Sie darin in der oberen Seitenleiste auf "Demo". Dort können Sie eine Demoversion der Software herunter laden.


2.2. Ist ein Upgrade meiner msuBerlin Software mit Übernahme aller Daten ohne Probleme möglich?
Ja! Das ist nicht nur möglich, sondern gewollt. msuBerlin unterstützt das Wachstum Ihres Unternehmens. Mit den wachsenden Anforderungen und Erfahrungen können Sie in den msu-Anwendungen aufsteigen. Ihre Daten werden problemlos übernommen und um weitere Funktionen ergänzt.

2.3. Der Download für das Programm startet nicht!
Wenn sich nach dem Klick auf "Download" zum Laden der Programme auf Ihrem Rechner ein neues Fenster öffnet, nutzen Sie wahrscheinlich den Internet Explorer. Dieser liegt für Macintosh nur in eine alten Version vor. Bitte starten Sie in dem Fall den Browser Safari oder Firefox und wiederholen den Vorgang.


2.4. Scheinbarer Rechenfehler bei der USt.- Voranmeldung mit ELSTER.
Bei einem Umsatz von z.B. 10.000,60 € netto, wurde eine Umsatzsteuer von 1.900,11 € vereinnahmt. Bei der USt.-VA wird das Netto auf volle Euro abgerundet und es werden nur 10.000,00 € gemeldet, d.h. die Cent-Beträge werden ignoriert. Ohne Cent-Beträge würde dies einer Umsatzsteuerlast von 1.900,00 € entsprechen. Allerdings besteht der Gesetzgeber darauf, dass die 1.900,11 € angegeben werden. Daher melden die msu-Programme bei der USt-Voranmeldung als Netto 10.000,00 €, sowie die korrekte Umsatzsteuer in Höhe von 1.900,11 €.


3. Installation

3.1. Was muss ich bei der Installation und Einrichtung eines msu-Programms beachten?
Die Installation und die Einrichtung eines msu-Programms ist sehr einfach und erfolgt in 3 Schritten:
  1. Ziehen Sie im Installationsfenster das msuProgramm auf den daneben liegenden "Programme"-Ordner.
  2. Öffnen Sie nach Abschluss des Kopiervorgangs den "Programme"-Ordner auf Ihrer Festplatte.
  3. Starten Sie hier das neu installierte msuProgramm.
Die Programminstallation steht Ihnen auch als Video zur Verfügung. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link:
  1. Installation Einzelplatzversion.
  2. Installation Mehrplatzversion (Client-Server-Version).
  3. Personalisierung, bzw. Einrichtung beim Erststart.


3.2. Kann ich nach der Installation eines Updates die alten Programmversionen löschen oder müssen diese erhalten bleiben?
Technisch gesehen sind die Vorgänger-Versionen nicht erforderlich, um die aktuelle Version nutzen zu können und können somit nach erfolgreicher Installation des Updates gelöscht werden.
Unsere Empfehlung: Brennen Sie die alten Programmverzeichnisse auf eine CD. In diesen befindet sich die Datendatei bis zur Installation der neueren Version. Somit haben Sie im Notfall immer eine Programmversion inklusive Daten, um keinen kompletten Verlust zu erleiden.


3.3. Deinstallation von msu-Anwendungen
Um eine ätere Programmversion zu löschen genügt es den Programmordner Ihrer msu-Anwendung, z.B. MacKonto 2012-40, aus dem Programmverzeichnis Ihrer Festplatte in den Papierkorb zu schieben.


3.4. Was muss ich bei einem Rechnerwechsel beachten? (nur Einzelplatzversionen)
Ein Rechnerwechsel findet dann statt, wenn Sie sich einen neuen Rechner angeschafft haben, oder Sie möchten abwechselnd auf einem Festrechner und einem Laptop arbeiten. Dies ist prinzipiell möglich, erfordert aber das "Mitnehmen der Daten". Ähnlich einer Excel-Tabelle, die Sie beispielsweise vom MacMini auf das MacBook kopieren, um Sie weiter zu bearbeiten, müssen Sie auch die Daten Ihres msuProgramms mitnehmen.

Bis einschließlich der Programmversion 2013-33 genügt es , wenn Sie das komplette Programmverzeichnis Ihres msu-Programms von dem alten auf den neuen Rechner kopieren. In diesem Verzeichnis sind das Programm und die Datendatei enthalten, sodass Sie auf dem neuen Rechner direkt weiter arbeiten können.

Rechnerwechsel von Version 2013-xx oder älter bei gleichzeitige Update-Installation:
  1. Haben Sie bislang eine Programmversion "2013-xx" oder älter genutzt, so finden Sie die alte Datendatei im Ordner "Programme/ msuProgramm 2013-xx/ Datendateien".
  2. Kopieren Sie die Dateien "xxx.4DD", "xxx.4DIndx" und "xxx.Match" auf den neuen Rechner.
  3. Legen Sie auf dem neuen Rechner die kopierten Dateien in den Ordner "Dokumente/ msuBerlin/ Datendateien". Legen Sie die Ordner ggf. an und beachten Sie bitte die Schreibweise.
  4. Starten Sie die neue Programmversion auf dem neuen Rechner, es erscheint der Dateiauswahldialog.
  5. Wählen Sie die Option "Mandant wechseln", um die zuvor kopierte Datendatei zu markieren, zu öffnen und weiter zu nutzen.
Rechnerwechsel von Version 2014-xx oder neuer:
  1. Haben Sie eine Programmversion "2014-xx" oder neuer, so finden Sie die alte Datendatei im Ordner "Dokumente/ msuBerlin/".
  2. Kopieren Sie den Ordner "msuBerlin" auf den neuen Rechner.
  3. Legen Sie den Ordner msuBerlin auf den neuen Rechner in "Dokumente" ab.
  4. Starten Sie die neue Programmversion auf dem neuen Rechner, es erscheint der Dateiauswahldialog.
  5. Wählen Sie die Option "Mandant wechseln", um die zuvor kopierte Datendatei zu markieren, zu öffnen und weiter zu nutzen.
Hinweis:
Verwenden Sie ein Programm der msu-Linie und haben Dokumente hinterlegt, so muss dieser Ordner ebenfalls auf den neuen Rechner kopiert werden, damit die hinterlegten Dokumente weiterhin zur Verfügung stehen. Den Namen des Ordners finden Sie in den "Einstellungen/ Dokumente", z.B. "msuDokumente". Kopieren Sie den Ordner "msuDokumente", den Sie im Ordner "Dokumente" auf der Festplatte finden, nach "Dokumente" auf den neuen Rechner.



3.5. Wie kann ich mich über das Internet mit dem msuServer-Programm verbinden?
Eine Verbindung über das Internet ist möglich. Dies geht z.B. mit einer dynDNS-Verbindung, über die der Mac-Rechner, auf dem das msuServer-Programm installiert ist, erreichbar ist. - Starten Sie den msuArbeitsplatz und halten parallel die "alt"-Taste auf der Tastatur gedrückt.
- Markieren Sie unter "Verfügbar" den angezeigten msuServer und wechseln auf die Seite "Angepasst".
- Geben Sie in der Netzwerkadresse z.B. die dynDNS-Adresse ein.
- Klicken Sie auf "OK", um die Verbindung aufzubauen.
Tipp:
Um ein ständiges wechseln der Einstellungen und somit aktualisieren der Ressoucen zu vermeiden, sollte der msuArbeitsplatz zweimal auf Ihrem Mac installiert werden (Duplizieren des vorhandenen msuArbeitsplatzes). Somit können Sie je nach eigenem Standort den internen oder externen verbundenen msuArbeitsplatz starten.
Hinweis:
Um eine Zugriff auf den msuServer zu erhalten, müssen in der Firewall die Ports 19812-19814 freigegeben werden und zu dem Rechner offen sein, auf dem der msuServer installiert ist.


3.6. Sind msu-Programme in anderen Ländern für den Mac nutzbar?
Die Programme von msuBerlin werden auch in anderen Ländern auf dem Mac genutzt.
- Stellen Sie hierzu Ihr Betriebssystem in den Systemeinstellungen / Landeseinstellungen auf Deutschland ein.
- Der Kontenrahmen wird mit dem deutschen Standard SKR03 und SKR04 ausgeliefert und kann selbst angepasst werden.
- Für Mac Anwender in österreich ist der Kontenrahmen nach SKR 07 hinterlegt.
  * Ablauf der übergangsfrist zur Registrierkassenpflicht in österreich: Ab 1.1.2017 müssen Registrierkassen in österreich über eine
     technische Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) verfügen.
  * Das Modul msuKasse wurde daher in der Version 2017 für Mac Anwender in österreich um diese gesetzlichen Vorgaben erweitert.
- Das Online-Banking und die ELSTER-Schnittstelle sind für deutsche Banken und Finanzämter angepasst.


3.7. Wo werden meine Daten gespeichert?
Alle Daten die Sie eingeben, z.B. Buchungen, Firmen, Drucklayouts, werden in einer Datendatei gespeichert. Ihr Programm öffnet diese Datendatei, liest sie aus und speichert Ihre Änderungen und Neueingaben. Diese Datendatei wird im Ordner "Dokumente" Ihres Benutzer, im Unterordner "msuBerlin/Datendateien" gespeichert.

4. Bedienung

4.1. Das Programmmenü "Einstellungen" ist ausgegraut und nicht verfügbar, gibt es keine Einstellungen?
Die Einstellungen in Ihrem msuProgramm öffnen Sie mittels Klick auf die "Zahnrad"-Taste in der Zentrale oer über das Menü "Service/ Einstellungen".


4.2. Online-Banking und die Verbindung zur Bank
Das Online-Banking vereinfacht die Kommunikation zwischen Ihrer Hausbank und der Buchhaltung.


4.3. Wo finde ich die Produktbeschreibungen zu meiner Anwendung?
Im Lieferumfang Ihrer msu-Anwendung sind Handbücher enthalten, diese finden Sie im Ordner "Programme/ "Ihre msu-Anwendung"/ Handbücher und Installation" auf Ihrer Festplatte.
Unter Handbücher sind alle verfügbaren und aktuellen Handbücher zu finden.
Allgemeine Informationen, wie Sie der Support von msuBerlin unterstützen kann, wo Sie Handbücher und Videos zum Selbstudium finden, finden Sie < hier >.
Tipp: Für die schnelle Hilfe finden Sie in jedem Programmfenster eine "?"-Taste, die zum aktuell geöffnetem Programmfenster eine Online-Hilfe anzeigt.

4.4. Wo kann ich das Präfix für 2017 und die Nummernkreise zum Jahreswechsel 2017 ändern?
Mit dem Jahreswechsel werden meistens die verwendeten Nummernkreise neu 'gestartet'. Endet beispielsweise die letzte Rechnung des Jahres auf "2016/48573", so sollen die Rechnungen im Folgejahr mit "2017/49000" beginnen. Dabei setzt sich die Rechnungsnummer aus dem Präfix "2017/" und der fortlaufenden Nummer "49000" zusammen. Das Präfix ist den fortlaufenden Nummern, z.B. in Angeboten, Rechnungen, Bestellungen oder Offenen Posten, vorangestellt und kann mit einer individuellen Information belegt werden.

Als Voreinstellung ist das aktuelle Jahr hinterlegt, um Dokumente anhand ihrer Dokumentennummer schnell dem Ursprungsjahr zuordnen zu können. Da es sich um kein Zahlenfeld handelt, kann dieses nicht automatisch fortlaufend gezählt werden. Die Änderung des Präfix erfolgt in den Einstellungen.
  • Änderung des Präfix:
    • Bis einschließlich Version 2015-30: Klicken Sie dazu in der Zentrale auf das Zahnrad und wechseln dort auf den Reiter "Faktura". Die Präfixeinstellung finden Sie unter "Layout" und dort auf der Seite "Allgemein".
      Bei reinen Buchhaltungslösungen (activeKonto, activeFiBu, MacKonto, msuFinanz) finden Sie die Präfixeinstellungen in den Einstellungen unter "Buchhaltung" und hier auf der Seite "Faktura".
    • Ab Version 2016-10 und in der aktuellen Mac Version 2017: Klicken Sie dazu in der Zentrale auf das Zahnrad und klicken dort auf "Faktura". Die Präfixeinstellung finden Sie auf der ersten Seite "Dokumente".
      Bei reinen Buchhaltungslösungen (activeKonto, activeFiBu, MacKonto, msuFinanz) finden Sie die Präfixeinstellungen in den Einstellungen unter "Offene Posten" und hier auf der ersten Seite "Erfassen".
      Hinweis: Damit das Präfix übernommen wird, muss das Programm bzw. der msuArbeitsplatz beendet und neu gestartet werden.
  • Änderung der fortlaufenden Nummern:
    Die Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, etc. ändern Sie ebenfalls in den Einstellungen. Klicken Sie dazu in den Einstellungen auf das entsprechende Modul, z.B. Rechnungen um die Rechnungsnummern anzupassen, und geben im Feld "Nummer" die Nummer ein, die als nächstes verwendet werden soll.
  • Hinweis: Das Präfix und die fortlaufende Nummer wird erst mit Programmneustart übernommen und gilt nur für neue Dokumente. Bestehende Dokumente werden rückwirkend nicht geändert.
    Bitte Beenden Sie nach dem ändern des Präfix Ihr msuProgramm und starten es erneut, damit das Präfix für neu erstellte Dokumente verwendet wird.


4.5. Ist mein Layout anpassbar? Wo finde ich Druckvorlagen?
Alle Drucklayouts (Spezialberichte) sind anpassbar, sie dienen dem individuellen Gestalten von Ausdrucken (Formularen, Auswertungen, Listen etc). Sie ermöglichen Ihnen die eigene Anpassung nach Ihren Wünschen, Ihrer CD bzw. Ihrer CI. Sie berücksichtigen Ihre persönlichen, verschiedenen Einsatzzwecke. Unterstützt werden Sie durch den äußerst leistungsfähigen Formular-Editor für hochwertige, stets CI-gerechte Druckausgaben:
In nahezu allen Modulen finden Sie im Menü "Ablage/ Spezialberichte" die Möglichkeit individuelle Drucklayouts zu nutzen oder zu bearbeiten.
Auch dienen eigene Layouts dazu, Dokumente zu faxen. msu-Programme enthalten zwei Arten von Layouts:
Programmierte feste Layouts, die einstellbar sind (u.a. Druckfunktion in den Listen) und eigene Layouts (Menü "Ablage/ Spezialberichte"). Eine Erläuterung zum Erstellen und Bearbeiten von Drucklayouts finden Sie im Handbuch "Layouteditor" oder unserem Videotutorial:



5. Buchhaltung

5.1. Welcher Kontenplan ist den Buchhaltungsprogrammen beigelegt? Kann der Kontenplan in den Buchhaltungsprogrammen geändert werden?
Den Konten ordnen Sie die verschiedenen Belege zu, wie z.B. Einnahmen, Miete oder Telefon. Unseren Buchhaltungsprogrammen ist ein Kontenplan nach SKR03 und SKR04 beigelegt, damit Sie sofort mit dem Buchen beginnen können. Diesen Kontenrahmen können Sie ohne Probleme an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie ihn verändern und erweitern.


5.2. Was muss ich beim Jahreswechsel beachten, um weiter buchen zu können?
Nach dem Jahreswechsel können Sie direkt weiter buchen. Es muss kein neues Buchungsjahr angelegt werden. Auch kann das Vorjahr zu Ende gebucht werden. Dazu muss lediglich das Belegdatum der Buchungen korrekt angegeben werden.
Bitte beachten Sie jedoch dass die Kassen- und Bankkonten mit einem Bestand von 0,00 beginnen. Der Saldovortrag muss manuell neu eingebucht werden. Er kann nicht automatisch aus dem Vorjahr übernommen werden, da das Programm nicht weiß, ob alle Buchungen erfasst wurden oder nicht.

Beispiel im SKR03:
Hatten Sie zum 31.12. einen Kassenstand von 134,00, so erfassen Sie zum 01.01. eine Einnahmen über 134,00 auf das Konto 9000, ohne Umsatzsteuer, gegen die Kasse.


5.3. Wie kann ich am Tagesende die Buchhaltung kontrollieren?
Um sicher zu gehen, dass alles gebucht wurde, können Sie die Liquidität aufrufen und die Kontostände der Kassen und Banken abgleichen. Die Liquidität öffnen Sie im Journal oder dem Kontenplan, im Menü "Buchhaltung/ Liquidität". Geben Sie ein Datum ein, zu dem das Programm den Kontostand anzeigen soll. Geben Sie z.B. "30.06.16" ein, errechnet das Programm die Kontostände anhand der vorhandenen Buchungen zum 30.06.16. Stimmt der Bankbestand vom Programm mit dem Kontoauszug der Bank überein, so ist alles korrekt gebucht.

Um Fehler in der Buchhaltung zu suchen, können Sie in den Programmen der msu-Linie die "Tagesliste" im Journal öffnen. Hier sehen Sie alle Buchungen, die Sie heute erfasst oder geändert haben. Prüfen Sie, ob z.B. alle Buchungen das korrekte Datum haben, nicht dass diese versehentlich in das falsche Jahr gebucht wurden.


5.4. Wie können Konten-Einstellungen geändert werden?
Wechseln Sie in das Modul "Kontenliste", markieren Sie das Konto, das geändert werden soll. Gehen Sie in der Menüleiste auf "Ablage" und wählen den Eintrag "Konto bearbeiten" aus.


5.5. Wie kann ich die Nummerierung der Kontoauszüge für meine Bank zurücksetzen?
Die Nummerierung der Kontoauszüge in den Finanzkonten wird automatisch vorgeschlagen. Die Nummernkreise der Bankkonten können in den Einstellungen zurückgesetzt werden:
  • Klicken Sie in der Zentrale Ihrer msu-Anwendung auf das "Zahnrad", um die Programmeinstellungen zu öffnen.
  • Klicken Sie auf die Taste "Buchen" und wählen anschließend "Belegnummern".
  • (1) Klicken Sie auf die Taste "Belegnummern zurücksetzen", um alle Nummernzähler zurück zu setzen. Bei der nächsten Buchung im Dialog "Buchen" tragen Sie die aktuelle Auszugsnummer ein. Die Nummernkreise werden dann entsprechend Ihrer Eingabe fortlaufend weiter gezählt.
    (2) Alternative markieren Sie den Nummernzähler eines bestimmten Kontos und anschließend auf "Bearbeiten", um einen bestimmten Nummernzähler zu ändern.
    Hinweis: Beim Zurücksetzen der Nummernzähler werden nur die Zähler zurück gesetzt. Bereits erfasste Buchungen werden nicht geändert!



5.6. Warum kann ich die Anlage EÜR für das aktuelle Jahr nicht initialisieren?
Die Anlage EÜR wird Jahresweise veröffentlicht und unterliegt immer wieder Änderungen. Somit kann die Anlage EÜR erst in den msu-Anwendungen integriert werden, wenn diese bekannt gegeben wurde. In der Regel erfolgt dies am Anfang des Folgejahres mittels einem Wartungsupdate. .


5.7. Welche Version muss ich für die Anlage EÜR nutzen?
Die Versionsnummern der Programme von msuBerlin orientieren sich an den Kalenderjahren. Die Version 2013 beinhaltet alle steuerlichen Vorgaben für das Jahr 2013, z.B. Reisekostenpauschalen. Das bedeutet, dass Sie mit einer Programmversion alle Vorgaben und Abschlüsse des entsprechenden Kalenderjahres zur Verfügung habe. Mittels eines Wartungsupdates wird die Anlage EÜR 2013 Anfang des Jahres 2014 nachträglich zur Version 2013 bereitgestellt. Sie müssen also keine Version 2014 erwerben, um das Jahr 2013 abzuschließen. Änderungen und aktuelle Vorgaben für 2014, werden jedoch nur in der Version 2014 bereit gestellt. .


5.8. Woher erhalte ich das ELSTER-Zertifikat und wie hinterlege ich es in meinem msuProgramm?
Die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung ist seit dem 01.09.2013 ausschließlich zertifiziert möglich und erfordert ein gültiges ELSTER-Zertifikat und eine ELSTER-PIN.

Das Zertifikat wird ausschließlich über das ELSTER-Portal erstellt. Die ELSTER-PIN vergeben Sie während des Registriervorgangs. Wie die Online-Banking-PIN, muss die ELSTER-PIN bei jedem Vorgang eingegeben werden, um diesen zu autorisieren.
Die Registrierung erfolgt im ELSTER-Online-Protal unter: www.elsteronline.de/eportal

Die Programme von msuBerlin unterstützen das kostenfreie Zertifikat "ELSTERBasis".
Nach Abschluss des gesamten Registriervorgangs wird eine Datei herunter geladen, dies ist Ihr Zertifikat. Diese Zertifikatsdatei hat die Dateiendung ".pfx" und wird je nach Rechnereinstellung unter "Downloads" gesichert. Damit das Zertifikat nicht versehentlich gelöscht wird, sollten Sie es an einem sicheren Ort verschieben, z.B. im Ordner "Dokumente/ Finanzamt" auf Ihrer Festplatte.

Damit Ihr msuProgramm die ELSTER-Schnittstelle nutzen kann, muss dieses mit dem ELSTER-Zertifikat verknüpft werden.
  • Dazu öffnen Sie in der Zentrale die "Einstellungen (Zahnrad)", alternativ wählen Sie im Menü "Service/ Einstellungen".
  • Klicken Sie auf "Steuern", um die Einstellungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu hinterlegen.
  • Wählen Sie den "UStVA-Zeitraum".
  • Aktivieren Sie "Meldung zertifizieren".
  • Klicken Sie auf den grünen Ordner, um die pfx-Datei (das Zertifikat) auszuwählen.
  • Sichern Sie die Angaben mit "OK".
Ihr msuProgramm kann nun bei der ELSTER-Übertragung auf das Zertifikat zugreifen und somit die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln.


5.9. Wie kann ich mein ELSTER-Zertifikat verlängern?
Zur Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung ist ein gültiges ELSTER-Zertifikat erforderlich. Die Gültigkeitsdauer des ELSTER-Zertifikats beträgt 2 Jahre und sollte vor Ablauf durch den Anwender im ELSTER-Online-Portal verlängert werden. Die Verlängerung wird zwei Schritten vorgenommen.

1. Die Verlängerung des ELSTER-Zertifikats über das ELSTER-Online-Portal.
2. Aktualisierung des ELSTER-Zertifikats in Ihrer msuAnwendung.

1. Verlängerung des ELSTER-Zertifikats über das ELSTER-Online-Portal:
Um Ihr ELSTER-Zertifikat zu verlängern, melden Sie sich mit Ihrem bisherigem Zertifikat und Ihrer ELSTER-PIN im ELSTER-Online-Portal an. Dort können Sie die Verlängerung Ihres Zertifikats erstellen lassen. Dabei wird Ihnen ein neues ELSTER-Zertifikat als Datei per Download zur Verfügung gestellt! Das neue Zertifikat erhält bereits von ELSTER einen anderen Dateinamen, um Verwechslungen mit dem alten Zertifikat zu vermeiden.

2. Aktualisierung des ELSTER-Zertifikats in Ihrer msuAnwendung:
Nach dem 'Verlängern' des ELSTER-Zertifikats sollten Sie dieses an einer sicheren Stelle auf Ihrem Rechner sichern, um ein versehentliches Löschen der Zertifikatsdatei zu verhindern. Weiterhin muss Ihr msuProgramm manuell auf das neue ELSTER-Zertifikat umgestellt werden.
Haben Sie bisher Ihr ELSTER-Zertifikat, z.B. im Ordner "Dokumente/ Finanzamt" abgelegt, so empfiehlt es sich, das neue Zertifikat ebenfalls in diesem Ordner zu sichern, da Ihnen dieser Speicherort bereits bekannt ist. Öffnen Sie in Ihrer msuAnwendung die "Einstellungen/ Steuern".

ELSTER-Zertifikat in
denProgrammeinstellungen
Klicken Sie auf das grüne Ordnersymbol neben dem Dateipfad. In dem nun erscheinenden Finder-Fenster können Sie das neue Zertifikat auswählen und anschließend die Änderung der Einstellungen mit Klick auf "OK" sichern.

ELSTER-Zertifikat in
denProgrammeinstellungen
Sie können wie gewohnt mit Ihrer bisherigen ELSTER-PIN die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung vornehmen.


5.10. Wie werden inaktive Konten aktiviert?
Für eine bessere Übersicht der Konten können nur die am häufigsten verwendeten Konten als aktive Konten angezeigt und direkt bebucht werden. Sie können Konten, die Sie zunächst nicht nutzen möchten, auf inaktiv setzen, oder Konten, die Sie nutzen möchten, auf aktiv setzen. Dadurch müssen Sie die Konten nicht neu anlegen und die Eigenschaften der Konten definieren, da diese bereits vorgegeben sind.

Um ein Konto als inaktiv auszublenden, markieren Sie dieses in der Kontenliste mit einem Mausklick. Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Eintrag „Konto bearbeiten“, um die Einstellungen des Kontos zu ändern. Aktivieren Sie das Ankreuzfeld „inaktiv“ und speichern die änderung mit Klick auf die Taste „Konto sichern“. Dieses Konto ist nun ausgeblendet und kann nicht mehr direkt bebucht werden.

Um ein Konto zu aktivieren, klicken Sie auf die Taste "Filter" und lassen die inaktiven Konten mit anzeigen. Markieren Sie nun das betreffende Konto mit einem Mausklick. Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Eintrag „Konto bearbeiten“, um die Einstellungen des Kontos zu ändern. Deaktivieren Sie das Ankreuzfeld „inaktiv“ und speichern die änderung mit Klick auf die Taste „Konto sichern“. Dieses Konto ist nun eingeblendet und kann direkt bebucht werden.


6. Sicherheit und Wartung

6.1. Auf welchem Datenbank-Standard basieren die msu-Anwendungen?
Die msu-Anwendungen verwenden 4D (4th Dimension) und sind zu 100% Mac kompatibel. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nur eine Datendatei benötigen und dennoch alle Daten der letzten Jahre per Klick aufrufen können. Das verhindert nach unseren Erfahrungen Probleme, umständliches Suchen und Finden sowie Datenverlust.


6.2. Was sollte bei dem Upgrade beachtet werden?
Legen Sie regelmäßig Sicherungskopien an. Eine aktuelle Sicherung Ihrer Datendatei sollte vorliegen, wenn möglich, sollte vor einem Upgrade auch der gesamte Ordner Ihrer msu-Anwendung kopiert werden. Anschließend kann das Programm aktualisiert werden.


6.3. Können Daten wie z.B. Kontakte und Termine mit iCal kombiniert und mit iSync synchronisiert werden?
Kontaktdaten aus dem Apple-Adressbuch und iCal können importiert, exportiert und synchronisiert werden.


6.4. Wiederherstellen von beschädigten Daten.
Das Internet (Cookies, Viren, Makros), Abstürze des Betriebssystems, Stromausfälle (Spannungsschwankungen), Hardwareprobleme (defekte Puffer-Akkus der Hauptplatine, alte oder beschädigte Festplatten) oder Fehlbedienunungen des Rechners können in seltenen Fällen eine Datei beschädigen und Probleme verursachen. Kann eine beschädigte Datei beim Laden nicht automatisch vom Programm wiederhergestellt werden, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Um eine beschädigte Datei zu reparieren, verwenden Sie das "Maintenance- & Securitycenter". Eine genaue Beschreibung finden Sie im Programmhandbuch und Installationshandbuch Ihrer msu-Anwendung oder in folgendem Video:




7. Systemvoraussetzungen für den Apple Mac

7.1. Ich arbeite auf einem Mac - auf welchem Betriebssystem von Apple läuft mein Programm?
Die Programme von msuBerlin laufen auf Apple Computern mit einem Intel-Prozessor, ab 2014 mit dem Intel Core 2 Duo. Das empfohlene Dateisystem ist: Mac OS Extended (Journaled).
Die Version 2017 unterstützt Apple Computer mit Mac OS 10.9 (Mavericks), 10.10 (Yosemite),
10.11 (El Capitan) und macOS 10.12.3 (Sierra), Elster: MAC OS X 10.9.5, 10.10 und 10.11.


8. Fehlermeldungen

8.1. Eingegebene Zahlen und Beträge werden nicht korrekt dargestellt.
Werden Zahlen, Beträge oder das Datum im Programm nicht korrekt angezeigt, z.B. wird das Datum im Format "11/05/2015" statt 05.11.2015 dargestellt oder eine Eingabe "6" wird zu "600", so liegt dies an den Landeseinstellungen Ihres Betriebssystems. Damit Ihr msuProgramm korrekt arbeiten kann, müssen die Landes- und Formateinstellungen des Betriebssystems auf "Deutschland" eingestellt sein. Öffnen Sie zum Ändern der Einstellungen die "Sytemeinstellungen/ Sprache & Text/ Formate/ Weitere Optionen…" und passen die Einstellungen an. Beispielsweise wird bei Zahlen als tausender Trenner der "." und als Dezimaltrenner das "," verwendet.


8.2. Beim Doppelklicken der Datendatei wird eine andere Datei geöffnet.
Das öffnen des Programms mittels Doppelklick auf eine Datendatei wird von der zugrunde liegenden 4D-Datenbank nicht unterstützt. Daher starten Sie das Programm bitte immer über das Programmsymbol und es wird die zuletzt genutzte Datendatei geöffnet.
Einzelplatz-Lösung:
Möchten Sie zu einer anderen Datendatei (Mandant) wechseln, so wählen Sie in der Zentrale das Menü "Ablage/ Datendatei", um den Dateiauswahldialog zu öffnen. Hier können Sie die Option "Mandant wechseln" wählen, um eine andere Datendatei zu öffnen. Das Programm starten neu und öffnet die ausgewählte Datei.
Clients-Server-Lösung:
Im Client-Server-Modus kann ein Server immer nur eine Datendatei verwalten. Um Zugriff auf mehrere Datendateien (Mandanten) zu haben, sind parallele Mandantenserver erforderlich. Zur Einrichtung von Mandantenserver wenden Sie sich bitte an die Support-Hotline .


8.3. Meldung: Fehler -5000
"- 5000: Ich hatte beim Arbeiten mit einem anderen Programm Probleme mit dem Rechner und dadurch einen Systemabsturz. Nach diversen Aufräumarbeiten kann ich mein Backup von dem msuBerlin Programm nicht starten und auch keine neue Datei anlegen".
Diese Fehler-Meldung lässt nach unseren Erfahrungen auf fehlende Benutzerrechte schließen. Bitte überprüfen Sie die Benutzerrechte für Ihr Programmverzeichnis (z.B. "MacKonto X.6.09") und setzen diese ggf. neu, inkl. für die Unterordner.


8.4. Netzwerk: Der msuArbeitsplatz (Client) meldet den Fehler -10002
Der Fehler -10002 ist ein Netzwerkfehler in der Verbindung ("Die aktuelle Verbindung zur Datenbank wurde unterbrochen"). Der Client bringt diese Meldung, wenn der Server den Prozess und die Netzwerkverbindung zum Client beendet hat. Prüfen Sie, ob sich der Serverrechner in den Ruhezustand versetzt hat oder der Bildschirmschoner aktiv ist. Der Ruhezustand und Bildschirmschoner können Netzwerkverbindungen unterbrechen. Prüfen Sie die Netzwerkverbindungskabel.